Rückenwind Tagebuch - was machen wir im Laufe der Radsaison

Logistik

Getreu dem Motto "Nach der Saison ist vor der Saison" steht von Januar bis März wieder alles auf Anfang und die neue Saison in den Startlöchern. Unsere Mitarbeiter treffen jetzt die letzten Vorbereitungen.

Oktober bis Dezember

"Nach der Saison ist vor der Saison". Im Oktober endet die aktuelle Radreisesaison, die Stationen werden abgerüstet und gleichzeitig starten wir in einigen Abteilungen bereits mit der neuen Buchungssaison. Wenn es Wettertechnisch möglich ist, werden die Radstrecken im Oktober und November oder spätestens im Frühjahr abgefahren und geprüft. Die Räder werden von unserem Fahrradmechaniker Herms auf Herz und Nieren geprüft und für die kommende Saison fit gemacht. Und wir verkaufen unsere "alten" Räder, die wir aus dem laufenden Bestand nehmen möchten. Diese werden ebenfalls gewartet und sind abholbereit.

Januar bis März

Unsere fleißigen Mitarbeiter aus unserem Logistikbereich sind nach wie vor voll beschäftigt. Knut kümmert sich um die Endabstimmung für den Fahrradeinkauf für die Saison 2024. Herms bringt mit Wartung und Putzen alle Räder wieder auf Vordermann und Thomas kümmert sich wartungstechnisch um unsere Fahrzeugflotte, damit die Transfers auch in diesem Jahr alle „rund laufen“. Außerdem werden Routen aktualisiert, überprüft und neue Touren abgefahren.

März bis April

Es ist soweit, die Saison kann starten. In der zweiten Märzhälfte erwarten wir die ersten Gäste auf unseren Touren in Frankreich. Unsere Stationsleiter holen dann die Bullis bei uns in Oldenburg ab und beladen die Anhänger mit den im Winter gewarteten Rädern. Es herrscht viel Trubel hier und mittlerweile hat es sich etabliert, dass wir eine kurze Saisoneinführung oder auch ein Stationsleitertreffen organisieren. Mit Bedacht auf die aktuelle, so heiß umworbende Nachhaltigkeit werden unsere Meetings mittlerweile auch oft online abgehalten, so dass wir uns viele Anreisen ersparen. Und dann geht es los: alle weiteren Stationen werden personell besetzt. Nach und nach verringern sich die Räder in unserer Halle und die ersten Gäste können ihren wohl verdienten Urlaub antreten.

März bis Oktober

In der Radsaison sind unsere Stationsleiter, aber auch unsere Service-Hotline für unsere Gäste stets erreichbar. Auf vielen Touren begrüßen wir unsere Gäste persönlich bei einem Informationsgespräch im Starthotel. Dort werden dann auch die gebuchten Leihräder passend zur jeweiligen Körpergröße ausgegeben. Natürlich ist der Gepäcktransport ein wichtiger Punkt. Unsere Gäste können völlig entspannt mit leichtem Gepäck radeln, denn wir befördern alle weiteren Koffer von Hotel zu Hotel.

September bis Oktober

Hier laufen viele Aktivitätern parallel. Die letzten Räder werden gewartet und ausgegeben. Die Koffer werden für die Gäste transportiert und auf einigen Stationen wird bereits das Saisonende eingeläutet. So erhalten wir Ende September und im Laufe des Oktober viele Räder von dort zurück. Oft fahren wir auch zu den Stationen um beim Abbau behilflich zu sein und vor Ort über die abgelaufene Saioson zu sprechen.

Reservierung und Büroleitung

Die Aufgaben in der Reservierung sind nach Zielgebieten aufgeteilt. So bearbeitet unsere Kollegin Meike nur Frankreich und Yasmine das IJsselmeer. Wir sehen viele Vorteile darin, wenn ein:e Kollege:in sich auf das eigene Zielgebiet konzentrieren kann. Ferner ermöglichen wir es allen Mitarbeitenden, die eigenen Touren selbst zu radeln, um die Abwicklung, Route und Hotels vor Ort bestens kennenzulernen.

September bis Oktober

Die neue Buchungssaison startet in der Reservierung ab Ende Oktober, für Rad & Schiff geht es schon früher los, da diese Reisen sehr viel langfristiger gebucht werden und entsprechend bereits ab Juli online buchbar sein müssen. Wir starten mit dem Korrekturlesen der neuen Katalogseiten und alle Touren müssen für die kommende Saison in unserem Buchungsprogramm angepasst werden. Die Reisen stehen online bereits im September zur Verfügung, während der Katalog Ende Oktober in den Postkästen zu finden ist.

November bis März

Nachdem soweit alle Kataloge an unsere Kunden verschickt wurden, sind die Kundenberater:innen in der Reservierung jetzt in der „heißen Phase“ für die Radreisebuchungen. Unsere Kunden haben Ihr Katalogexem-plar "Radreisen" und "Rad und Schiff" erhalten und die ersten haben sich bereits für ihr Traumziel entschieden. Reisen mit Rad & Schiff befinden sich schon in der Schlußphase, da jetzt schon viele Kabinen belegt sind. Viele Kunden nutzen noch schnell unsere Frühbucher-Rabattaktion, die noch bis Ende Februar läuft. In der Winterzeit haben wir ausserdem Zeit, an Messen teilzunehmen und freuen uns immer sehr auf den persönlichen Kontakt zu unseren Gästen. Bald fängt schon wieder die aktive Radsaison an und viele Vorbereitungen müssen getroffen werden. Unsere Büroleitung Ilka ist die „Frau für alle Fälle“. Wenn Not an der Frau oder am Mann ist, springt sie, wenn notwendig, ein und kümmert sich um das Team. Des Weiteren ist sie damit beschäftigt, das Buchungssystem mit zu verbessern und sich ihren zahlreichen anderen Aufgaben zu widmen.

März bis Mai

Die Reiseunterlagen werden vorbereitet, die ersten Hotellisten verschickt sowie die Organisation der Gepäcklogistik abgeschlossen. Jeder übernimmt dafür sein eigenes Zielgebiet und tauscht sich mit dem Stationsleiter aus und bespricht die Abwicklung der Saison. Die ersten Touren starten und die Gepäcklogistik wird verschickt und auch die ersten Eingangsrechnungen gerprüft. Es werden außerdem notwendige Voucher erstellt oder auch Fährtickets usw. bestellt.

Juni bis September

Nun stehen alle Saisontätigkeiten auf dem Plan. Wir erhalten immer noch permanent Buchungen und schreiben individuelle Angebote. Gleichzeitig läuft aber auch die Rad-Hochsaison. Von Juni bis September sind die meisten Gäste unterwegs, die digitalen Reiseunterlagen werden verschickt, die Logistik vorbereitet und eventeull eingehende Kundenbeanstandungen werden von unserem Qualitätsmanagement bearbeitet. Im September und Oktober wird es dann ruhiger und parallel geht die neue Saison los und die aktuelle endet. Es werden die letzten Kofferlisten der Saison verschickt, nur noch wenige digitale Reiseunterlagen verschickt und die neue Saison vorbereitet.

Marketing

Die Saison startet mit der Vorbereitung und Produktion des Kataloges.

Juni bis September

Die neue Saison startet bereits Anfang Juni mit der Anlage der neuen Rad und Schiff Angebote. Die Webseite wird aktualisiert und die neuen Angebote online gestellt. Wir verschicken 1x pro Monat unseren Newsletter und bearbeiten stetig die Webseite, mit der Ausarbeitung interessanter Blogartikel. Auch im Social Media Bereich halten wir unsere Follower auf dem Laufenden und informieren die Community über aktuelle Neuheiten, beliebte Reiseziele oder was macht Rückenwind gerade. Im Juni und Juli werden die neuen Angebote für die Partner ausgearbeitet und unsere Touren für die neue Saison aktualisiert. Der Katalog beginnt Ende Juli und wird Ende September an die Druckerei abgegeben. Im Laufe der Monate wird dann auch die Webseite mit den neuen Touren aktualisiert.

Oktober bis Februar

Im Oktober wird der Katalog gedruckt und etwa Ende Oktober an unsere Kunden verschickt. Wir informieren unsere Partner, Reisebüros und Kunden über den Versand. Messeartikel werden bestellt oder vorbereitet sowie vielfältige Anzeigen gestaltet für Fachzeitschriften. Diverse Presseartikel werden erstellt und unseren Partnern zur Verfügung gestellt. Soweit es noch gedruckte Reiseunterlagen gibt werden diese erstellt und an die Druckerei gegeben. Wir wechseln derweil zu einer digitalen App, so dass es hier weniger Druckmaterial in Zukunft geben wird.

März bis Mai

Die aktuelle Saison wird vorbereitet und auf beliebte Reisen aufmerksam gemacht. Es gehen weiterhin Newsletter und Blogartikel in die Produktion. Wir können unsere Touren auch selber kennenlernen und dafür wird Bildmaterial und Texte dem Marketing zur Verfügung gestellt. Diese werden aufbereitet und als Blogbeitrag unseren Gästen vorgestellt.

Buchhaltung

November bis Februar

Unsere zwei Buchhalterinnen Romy und Vanessa wickeln aktuell das Geschäftsjahr soweit wie möglich ab. Der Jahresabschluss und der Abgleich mit Hotels und Partnern steht jetzt im Fokus. Für die neue Saison ist noch nicht soviel zu tun. Es gehen Anzahlungen ein die verbucht gehören allerdings steht der Abschluss der aktuellen Saion im Vordergrund.

März bis Mai

Die Saison in der Buchhaltung beginnt etwas Zeitversetzt. Die ersten Anzahlungen und Restzahlungen treffen ein, werden verbucht und für den Unterlagenversand an die Reservierung weitergeleitet. Die ersten Eingangsrechnungen von Partnern, Hotels und Taxen treffen ein und werden über unser Buchungssystem geprüft, gezahlt und verbucht. Diverse weitere Eingangsrechnungen werden verarbeitet und auch die Ausgangsrechnungen werden vor Versand geprüft.

Juni bis Oktober

Jetzt kommt die Hochsaison auch in der Buchhaltung an. Da viele Gäste unterwegs sind, erhalten wir auch viele Eingangsrechnungen die geprüft und bezahlt werden. Es werden die Monate abgestimmt und auch in enger Zusammenarbeit mit der Reservierung diverse weitere Tätigkeiten wir Gutscheinversand, -bezahlung überwacht.

Hoteleinkauf

Januar bis März

Mareike ist dabei sich um die letzten Hotels zu kümmern, mit denen eine Kooperation geplant ist. Außerdem werden neue Anlagen in unser Buchungssystem eingegeben. Dazu gehört zum Beispiel die Einrichtung von Hotellinks, um Rechnungen zu schreiben und zu senden. Außerdem holt sie aktuell Preise für die Gepäcklogistik ein und unterstützt die Buchhaltung bei der Kontrolle der Ausgangsrechnungen.

Juni bis Oktober

Für die kommende Saison werden die Kooperationen angeschrieben aber auch neue Hotels aufgetan. Einige Hotelpartner werden besucht und persönlich über die aktuelle Saison wie auch über die neue Saison gesprochen. Zimmer werden angeschaut und neue Kontakte geknüpft. Währenddessen erfolgt gleichzeitig die Ausarbeitung wie auch die Anlage der Preise in unserem Buchungsprogramm. Und für die laufende Saison treffen einige Hoteleingangsrechnungen ein, die mit Unterstützung von der Reservierung und Buchhaltung ogranisiert werden. Wer prüft welche Rechnung, wenn Preise nicht stimmen warum ist das so und müssen wir da nachgehen oder passt es in diesem Fall.

November bis Dezember

Es wird nachgearbeitet und angelegt. Wo noch Hotelpreise oder -angebote fehlen wird hinterfragt und es werden auf der Webseite diese Hotelsverlinkungen aktualisiert. Und auch weiter Partner wie Taxen werden angeschrieben und eine erneute Kooperation vereinbart.

März bis Mai

Hoteleingangsrechnungen werden geprüft und in enger Zusammenarbeit mit der Reservierung und Buchhaltung geprüft.

Die hier unten angegebenen Tätigkeiten sind nicht vollständig, denn neben diesen Aufgaben gibt es in jeder Saison viele Ausnahmen und Besonderheiten.

Und das gesamte Team von Rückenwind Reisen hat sich außerdem in Projektgruppen eingeteilt, an denen wir stetig weiterarbeiten.